Horaires (REP)

Ce qu’il faut savoir :

Les horaires sont utilisés pour router les appels entrants en fonction du jour de la semaine et/ou de l’heure. Les horaires sont classés comme heures d’ouverture ou heures de fermeture. Cet article explique comment les modifier, les ajouter et les supprimer.

Remarques à propos des horaires

  • Lors de l’installation, deux horaires prédéfinis sont attribués à votre site. Ils sont attribués à la fonction Standard automatique
    • Standard automatique : entreprise: cet horaire définit les heures et les jours pendant lesquels votre bureau répond aux appels téléphoniques.
    • Standard automatique : fermeture: cet horaire définit les jours où votre bureau est fermé pour cause de congés et ne répond pas aux appels téléphoniques.
  • Les horaires sont définis par événements. Les événements représentent les jours de la semaine et les heures de la journée.
  • Pour un bon fonctionnement du Standard automatique , vérifiez qu’au moins un événement est défini pour chacune des fonctions Standard automatique.
  • prédéfinies. Si des horaires de site supplémentaires sont définis, ils n’auront aucune incidence sur le fonctionnement de la fonction Standard automatique , à moins d’être attribués auStandard automatique.
  • Les horaires spécifiques à l’utilisateur peuvent être mis en place dans la section Mes règles dans le Tableau de bord de Mon téléphone. L’utilisateur peut utiliser l’un des horaires de site existants ou créer et gérer des horaires uniques dans Mes horaires.
  • Si vous prévoyez de traiter tous les appels entrants de la même manière sans tenir compte du jour ou de l’heure, il n’est pas nécessaire de configurer des horaires.
  • Pendant les congés, les appelants sont redirigés en fonction des paramètres de fermeture.

 


Modifier les horaires

  1. Connectez-vous au portail d’entreprise.
  2. Sélectionnez votre site dans le menu déroulant.
  3. Sélectionnez l’onglet Services Avancés
  4. Sélectionnez Planification dans les paramètres du pack du site.

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  1. Cliquez sur les horaires pour les modifier.
  2. Sélectionnez Modifier.
  3. Pour renommer l’horaire, saisissez le nouveau nom. Remarque: lorsque vous modifiez un horaire existant, il n’est pas possible de modifier le type d’horaire (ouverture ou fermeture).

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  1. Sélectionnez Enregistrer.
  2. Pour modifier un événement planifié, sélectionnez-le, puis cliquez sur .Modifier.
  3. La fenêtre Modifier la planification d’événement apparaît.

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  1. Faire les modifications nécessaires le cas échéant :
    • Modifiez le nom de l’événement. Il s’agit généralement du jour de la semaine où il va avoir lieu.
    • S’il s’agit d’un événement qui dure toute la journée, cochez Journée entière.
    • Saisissez l’heure de début et l’heure de fin de l’événement.
    • Modifiez l’heure de début et l’heure de fin de l’événement. Elles définissent vos heures de travail à cette date et la période pendant laquelle les appelants entendront votre message d’accueil (pour les Standards automatiques). Par exemple, du lundi 9 h 00 au lundi 17 h 00.
    • Sélectionnez la récurrence de cet événement sous l’onglet Récurrence
      • Sélectionnez Aucun pour les événements autres que les horaires de fermeture, comme les événéments spéciaux ayant lieu uniquement dans votre bureau.
      • Sélectionnez la récurrence Hebdomadaire pour les événements ayant lieu chaque semaine le même jour. Sélectionnez le jour où cet horaire se répète de manière hebdomadaire.
      • Sélectionnez la récurrence Annuel pour les horaires de fermeture.
    • Sélectionnez Enregistrer.

 


Ajouter des horaires

Des horaires supplémentaires peuvent être ajoutés et utilisés dans le cadre d’autres fonctions comme l’application de centre d’appels ou de services utilisateur comme Appels prioritaires ou Renvoi sélectif. Ces fonctions peuvent nécessiter des heures d’ouverture uniques, différentes des heures d’ouverture normales.

  1. Connectez-vous au portail d’entreprise.
  2. Sélectionnez votre site dans le menu déroulant.
  3. Sélectionnez l’onglet Services Avancés
  4. Sélectionnez Planification dans les paramètres du pack du site.
  5. Sélectionnez Ajouter.
  1. Saisissez le nom de l’horaire et sélectionnez Ouverture.
  2. Sélectionnez Enregistrer.

      

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  1. Cherchez le nouvel événement et sélectionnez Modifier
  2. Sélectionnez Ajouter pour ajouter un événement.
  3. Saisissez le nom de l’événement. Il s’agit généralement du jour de la semaine où il va avoir lieu.
    • S’il s’agit d’un événement qui dure toute la journée, cochez Journée entière.
  4. Saisissez la date de début et la date de fin. S’il s’agit d’un événement récurrent, ces dates peuvent être identiques.
  5. Saisissez l’heure de début et l’heure de fin de l’événement.
  6. Dans l’onlget Récurrence, sélectionnez la récurrence de cet événement.
    • Sélectionnez Aucun pour les événements autres que les horaires de fermeture, comme les événements spéciaux ayant lieu uniquement dans votre bureau.
    • Sélectionnez la récurrence Hebdomadaire pour les événements ayant lieu chaque semaine le même jour. Sélectionnez le jour où cet horaire se répète de manière hebdomadaire.
    • Sélectionnez la récurrence Annuel pour les horaires de fermeture.
  7. Sélectionnez Enregistrer.
  8. Répétez les étapes pour les 6 jours de la semaine restants.
  9. Attribuez l’horaire au service correspondant, comme le centre d’appels, le Renvoi sélectif ou le Standard automatique.

 


Modifier/ajouter des horaires

Les horaires de fermeture comprennent plusieurs événements. Ces événements définissent les jours de fermeture de votre entreprise. Il est recommandé de créer un nouvel horaire de fermeture chaque année pour que les dates et les jours correspondent aux périodes de fermeture réelles des bureaux.

Si la planification des jours fériés est attribuée au service du standard automatique, les appelants seront acheminés vers les paramètres de fermeture après les heures ouvrables de votre standard automatique.

  1. Connectez-vous au portail d’entreprise.
  2. Sélectionnez votre site dans le menu déroulant.
  3. Sélectionnez l’onlget Services Avancés
  4. Sélectionnez Planification dans les paramètres du pack du site.
  5. Cherchez les horaires à modifier et sélectionnez ModifierPour ajouter un nouvel horaire de fermeture, cliquez sur Ajouter.

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  1. Pour modifier un événement, dans votre horaire de congé, sélectionnez Modifier. Ou, pour ajouter un nouveau congé, sélectionnez Ajouter. La fenêtre Modifier l’horaire de l’événement apparaît.

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  1. Faire les modifications nécessaires le cas échéant :
    • Modifier le nom de l’événement. Il s’agit généralement du nom de l’horaire de fermeture. 
    • Sélectionnez Journée entière si ce congé requiert la fermeture du bureau pendant une journée entière.
    • Modifiez la date de début et la date de fin. S’il s’agit d’un événement d’une journée, sélectionnez simplement le jour de début.
    • Modifiez l’heure de début et l’heure de fin de l’événement. S’il s’agit d’un événement d’une journée, ces options ne s’appliqueront pas.
  1. Sélectionnez le modèle de récurrence pour cet événement en sélectionnant l’onglet Récurrence
    • Sélectionnez la récurrence annuelle des horaires de fermeture.
    • Sélectionnez Aucun pour les événements autres que les horaires de fermeture, comme les événéments spéciaux ayant lieu uniquement dans votre bureau.
    • Si la récurrence est annuelle, sélectionnez la date de l’horaire de fermeture ou le jour du mois pendant lequel l’événement se répétera.
  1. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
  1. Répétez ces étapes pour tous les événements de fermeture restants dans l’horaire.

 


Suppression des horaires d’ouverture ou de fermeture

  1. Connectez-vous au portail d’entreprise.
  2. Sélectionnez votre site dans le menu déroulant.
  3. Sélectionnez Planification dans les paramètres du pack du site.
  4. Cliquez sur les horaires pour les supprimer.
  5. Sélectionnez Supprimer.

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