Gestion des contacts

Ce qu’il faut savoir :

La console de réceptionniste est un outil Web qui s’exécute dans un navigateur distinct. Elle est prise en charge par Internet Explorer, Mozilla Firefox et Safari. Elle associe votre combiné téléphonique avec une interface de bureau qui vous permet de diriger facilement les appels vers les membres du personnel, où qu’ils soient.

1.

Surveillance dynamique des contacts

La surveillance dynamique vous permet d’afficher l’état de la ligne des contacts sélectionnés dans votre entreprise selon les besoins.

Par exemple, si vous recevez un appel pour un contact que vous n’avez pas dans vos favoris et que vous souhaitez voir l’état de la ligne du contact avant de transférer l’appel, vous pouvez choisir de surveiller ce contact si nécessaire.

Pour surveiller de manière dynamique un contact, cliquez sur le contact dans le répertoire de l’entreprise ou de groupe. Cette action met à jour l’état d’appel du contact en temps réel.

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Remarque: le nombre maximum de contacts est de 100. Lorsque cette limite est atteinte, le premier contact que vous avez surveillé est désélectionné et cesse d’être surveillé. De plus, si vous cochez la case pour enregistrer votre espace de travail lorsque vous vous déconnectez du profil de réceptionniste, les contacts que vous avez choisi de surveiller de manière dynamique sont enregistrés pour les prochaines connexions. 

 


2.

 Surveillance statique des contacts

Le profil de réceptionniste vous permet de surveiller et de savoir si d’autres utilisateurs sont au téléphone ou non. Il existe deux types de surveillance : statique et dynamique.

La surveillance statique est utilisée si vous surveillez généralement les mêmes contacts chaque jour. Ces contacts sont attribués dans votre portail d’utilisateur. Veuillez contacter votre administrateur si vous souhaitez configurer les contacts comme favoris. 

Une fois les favoris configurés, l’état de la ligne de ces utilisateurs apparaît dans le panneau Contact. Les différents états de ligne peuvent être Inactif, Occupé, En appel, Transfert d’appel ou Ne pas déranger.

L’icône à côté du nom du contact est :

  • Verte lorsque ce contact est inactif 
  • Rouge lorsque ce contact est occupé et au téléphone 
  • Jaune lorsqu’un appel sonne sur la ligne de ce contact 
  • Une flèche rouge lorsque le contact a activé l’option Toujours transférer les appels sur sa ligne 
  • L’icône Ne pas déranger lorsque ce contact a activé l’option Ne pas déranger 

 


3.

Contacts personnels et numérotations rapides

Pour ajouter un contact personnel :

  1. Dans l’onglet Personnel, cliquez sur Modifier. La fenêtre Modifier les contacts personnels s’ouvre.

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  1. Cliquez Ajouter. Une nouvelle ligne apparaît en dessous des entrées existantes, ce qui vous permet de saisir un nom et un numéro de téléphone. 
  2. Dans la boîte de dialogue Name (nom) , saisissez le nom ou la description du contact tels que vous souhaitez qu’ils apparaissent dans la liste des contacts. Dans la boîte de dialogue Number (numéro) , saisissez le numéro de téléphone du contact.
  3. Pour enregistrer l’entrée, cliquez n’importe où dans la boîte de dialogue en dehors de l’entrée.

Pour modifier un contact personnel :

  1. Dans l’onglet Personnel, cliquez sur modifier. La fenêtre Modifier les contacts personnels s’ouvre.
  2. Double-cliquez sur l’entrée à modifier. Mettez à jour les informations du contact si nécessaire.
  3. Pour enregistrer les modifications, cliquez n’importe où dans la boîte de dialogue en dehors de l’entrée.

Pour supprimer un contact personnel :

  1. Dans l’onglet Personnel, cliquez sur Modifier. La fenêtre Modifier les contacts personnels s’ouvre.
  2. Sélectionnez l’entrée à supprimer, puis cliquez sur Effacer.

Pour ajouter, mettre à jour ou supprimer des contacts de numérotation rapide, suivez les mêmes étapes.

 


4.

Ajout d’une note à un contact

Pour ajouter une note à un contact :

  1. Sélectionnez le contact souhaité, puis cliquez sur le lien .Notes .
  1. Inscrivez la note. Par exemple : « En vacances jusqu’au 12. »
  2. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK. Votre note est enregistrée.  
  3. Pour afficher les notes enregistrées, cliquez sur le lien Notes de ce contact.