Console de réceptionniste : aperçu

Ce qu’il faut savoir :

La console de réceptionniste est un outil Web qui s’exécute dans un navigateur distinct. Elle est prise en charge par Internet Explorer, Mozilla Firefox et Safari. Elle associe votre combiné téléphonique avec une interface de bureau qui vous permet de diriger facilement les appels vers les membres du personnel, où qu’ils soient.

1.

Se connecter

  1. Pour vous connecter au profil de réceptionniste, connectez-vous à votre portail Web My Phone(Mon téléphone).
  2. Dans l’onglet My Features(Mes fonctions), cliquez sur la console logicielle de réceptionniste. Copiez le nom d’utilisateur, puis cliquez sur Activer.

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  1. Sur la page de connexion du profil de réceptionniste, saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion.

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Remarque : le profil de réceptionniste ne prend pas en charge la connexion simultanée de plusieurs utilisateurs sur un même ordinateur.

La page principale apparaît à l’endroit où vous pouvez effectuer la plupart de vos tâches de gestion et de surveillance des appels. La page principale contient le volet d’informations, la console téléphonique, le volet des appels en file d’attente et le volet des contacts.

 


2.

Modifier le mot de passe

Vous pouvez modifier votre mot de passe lorsque vous êtes connecté au profil de réceptionniste.

  1. Pour modifier votre mot de passe, cliquez sur Paramètres, en haut à droite de la page principale.

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  1. Dans l’onglet Général, cliquez sur Modifier le mot de passe.
  1. Mettez à jour vos informations de mot de passe, puis cliquez sur Modifier le mot de passe.
  2. Notez que le bouton Réinitialiser ne réinitialise pas votre mot de passe ; il efface uniquement la fenêtre de saisie.

Remarque : si vous avez oublié votre mot de passe et devez le réinitialiser, veuillez contacter votre administrateur.

 


3.

Volet d’informations

Le volet d’informations contient des messages globaux, des paramètres d’application et des informations sur votre compte d’utilisateur et l’état de vos appels.

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La zone des messages globaux, dans la zone centrale du volet d’informations, permet d’afficher des informations sur les appels entrants, des avertissements et des messages d’erreur. Lorsqu’un événement se produit, un message apparaît pendant plusieurs secondes.

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  1. Pour afficher et modifier vos paramètres actuels, cliquez sur le lien Paramètres. Une page avec des onglets s’affiche en haut. Ces onglets contiennent divers paramètres associés à votre compte.
  2. Pour revenir à la page principale, cliquez sur Retour à l’application.

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À tout moment, si vous avez besoin d’aide avec le profil de réceptionniste, cliquez sur le lien Aide pour ouvrir le guide de l’utilisateur en format PDF.

  1. Pour vous déconnecter du profil de réceptionniste, cliquez sur Déconnexion. Le système peut vous proposer de sauvegarder votre espace de travail, c’est-à-dire la façon dont vos contacts apparaissent dans le volet Contacts.
  2. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur Oui.
  1. Pour enregistrer vos modifications à chaque fois que vous vous déconnectez, cliquez sur Paramètres. Dans l’onglet Général, à côté de l’Espace de travail, cochez Toujours enregistrer l’espace de travail à la déconnexion.

L’état actuel de votre ligne apparaît avec une icône à côté de votre nom. Une seule icône d’état de ligne apparaît. Ne pas déranger est le service le plus élevé, suivi de Toujours transférer les appels, puis d’Occupé. Si aucun service n’est activé et que l’état de votre téléphone est inactif, aucune icône ne s’affiche.

Les différentes icônes sont :

  • Décrochage (affiche un bonbon haricot rouge) 
  • Ne pas déranger : 
  • Toujours transférer les appels : 
  • Message en attente : 

Pour activer ou désactiver les options Ne pas déranger et Toujours transférer les appels :  

  1. En haut à droite de la page principale, cliquez sur Paramètres.

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  1. Cliquez sur l’onglet Services.
  2. Sélectionnez le service que vous souhaitez activer ou désactiver, puis cochez ou décochez la case Actif.
  3. Si vous avez coché la case Actif pour l’option Toujours transférer les appels, dans la zone de texte Transférer à, saisissez le numéro de téléphone auquel transférer votre appel. Cochez également la case Tonalité d’avertissement si vous souhaitez être informé par une courte sonnerie qu’un appel a été reçu et transféré.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

 


4.

Volet des contacts

Le volet Contacts reprend vos répertoires de contacts et vous permet d’utiliser vos contacts pour passer des appels. Pour plus d’informations sur l’utilisation de vos contacts pour passer des appels, voir l’article Gestion des contacts.

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Pour afficher un contact dans l’un des répertoires :

  1. Cliquez sur un onglet pour afficher les contacts, puis cliquez sur le contact pour développer et afficher ses informations.
  2. Pour réduire un contact, cliquez à nouveau dessus.

Le volet Contacts comprend les onglets suivants, qui se développent lorsque vous cliquez dessus :

  • Recherche : vous permet de chercher des contacts dans l’un de vos répertoires.
  • Favoris : vous permet de surveiller l’état des appels des contacts sélectionnés. Les contacts que vous surveillez doivent être configurés dans le portail Web. 
  • Société ou entreprise : affiche tous les contacts de votre société ou de votre organisation. 
  • Personnel (répertoire) : vous permet d’afficher, d’ajouter et de modifier vos contacts personnels.
  • Numérotation rapide : vous permet d’afficher, d’ajouter et de modifier votre liste de numérotation rapide. 
  • Files d’attente d’appels : affiche une liste de toutes les files d’attente du centre d’appels et de tous les numéros DNIS qui vous ont été attribués.
  • Contacts personnalisés : affiche les répertoires créés par votre administrateur avec un ensemble d’utilisateurs spécifique.
  • Outlook : affiche tous vos contacts Outlook lorsque l’intégration Outlook a été activée.
  • Répertoires : vous permet de filtrer l’un de vos principaux répertoires de contacts.

Pour trouver rapidement vos contacts fréquents dans un répertoire spécifique, sélectionnez Afficher tout, puis déplacez les répertoires que vous utilisez le plus souvent vers la console téléphonique.

 


5.

Console téléphonique

Vous pouvez utiliser la console téléphonique pour afficher et gérer vos appels en cours. Pour plus d’informations sur la gestion des appels, consultez l’article Gestion des appels.

Cet en-tête de la console téléphonique comprend les boutons suivants :

  • Dépistage d’appels : exécutez un dépistage d’appels sur les derniers appels entrants.
  • Réponse automatique : répondez automatiquement aux nouveaux appels entrants lorsque vous êtes disponible pour recevoir des appels (fonction conçue pour les agents portant des écouteurs).
  • Historique des appels : accédez à votre liste d’historique des appels, qui est organisée par appels manqués, passés et reçus.
  • Composeur automatique : saisissez un numéro, puis cliquez sur Composer pour passer un appel.
  • Rappel : rappelez les appels récemment passés en cliquant sur ce bouton, puis en sélectionnant le numéro souhaité.

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La console téléphonique comprend également le volet Mes téléconférences qui affiche chaque participant à une téléconférence à plusieurs participants que vous avez lancée. Lorsque vous êtes en téléconférence active, l’en-tête comprend les commandes suivantes, qui vous permettent de gérer la conférence :

  • Mettre fin à la téléconférence : mettez fin à la conférence en cours pour toutes les parties.
  • Quitter la conférence : quittez la conférence, mais laissez les deux autres correspondants poursuivre l’appel.
  • Mettre la conférence en attente : mettez la téléconférence en attente.
  • Répondre à la conférence : reprenez la téléconférence que vous avez précédemment mise en attente.

 


6.

Volet des appels en file d’attente

Le volet Appels en file d’attente permet de surveiller et de gérer les appels en file d’attente.

  1. Pour sélectionner les files d’attente à afficher dans le panneau, cliquez sur l’icône des Outils, puis sur Modifier le dialogue favori de la file d’attente.

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Vous pouvez sélectionner les files d’attente que vous souhaitez afficher dans le panneau et sélectionner le nombre d’appels individuels que vous souhaitez afficher à l’écran. Vous pouvez afficher des informations concernant jusqu’à 5 files d’attente à la fois, mais vous pouvez modifier les files d’attente à afficher à tout moment.

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Dans chaque file d’attente, vous pouvez consulter quel mode de service est actif et les informations en temps réel sur le nombre d’appels actuellement en file d’attente dans ce centre d’appels.

Vous pouvez également afficher et gérer les appels individuels en file d’attente. Vous pouvez récupérer des appels depuis des files d’attente, les réorganiser et modifier leur priorité dans les files d’attente. Vous pouvez également consulter combien de temps un appel individuel a été mis en file d’attente.